＜リモートワーク化の最初の課題は「経費精算」や「押印による承認作業」などのペーパーワーク＞
新型コロナウイルス感染症の拡大により、緊急事態宣言発令前の4月5日、全社員一斉のリモートワーク体制への移行を決めたしごとのプロ出版。移行に伴い、最初に直面したのは「経費精算」や「押印による承認作業」などのペーパーワークをどのように行うかという問題でした。
株式会社コンカーが6月に行った、企業に勤める会社員1032名を対象にした緊急事態宣言中のテレワークに関する調査でも、「あなたの会社でテレワークができない原因となる業務はなんですか？」という質問に対し、「経費精算・請求書・契約処理等のペーパーワーク（33％）」「押印による承認業務（22%）」と上位2項目、全体の半数以上を占めた回答が弊社が同じく直面した問題であり、この問題は多くの企業が抱えていると言えます。
＜成功の大きな要因は、現場に負担をかけないよう「手作業のやり方に近い形で」デジタル化すること＞
ここで、選択肢として出てきたのが「システムの導入」、しかし現場に浸透し辛かったり、導入費用が高く、コロナ禍で売上など大きな打撃を受けている中でコストを最小限に抑えたいという理由から、現時点での新たなシステムの導入は断念、既存のシステムを活用することで、まずはこれまで行ってきた手作業のやり方に近い形でデジタル化することを試みました。
経費精算においては、エクセルシートと領収書のPDFの提出作業と承認作業をすべてWeb上で行えるような体制を整えました。
また、コストを抑えながらセキュリティを担保するため、Chatwork、Gsuite、BOXなどのクラウドシステムを利用し２段階認証を徹底しました。
＜現場に配慮した仕組みづくりと全社員の協力でスムーズにオンライン化に成功＞
手作業のやり方に近い形でデジタル化を行うことで今までの作業からの変更点を最小限にするだけでなく、現場の負担を考慮し、「よりシンプルで運用しやすい仕組み」や「わかりやすい手順書」を作成することで、オンラインでの経費精算や承認作業は社内の全スタッフによって経理担当者も驚くほどスムーズに進められています。中には、承認作業などデジタル化する前よりも効率が上がった作業もあるほど。
新型コロナウイルスの影響で、「経費精算」や「押印による承認作業」などのペーパーワークをオンライン化せざるを得ない状況で、このような取り組みを迅速に行い、スムーズに「ペーパーレス」や「会計のデジタル化」を実現、弊社はオフィスレスという新しい働き方を実現しました。
今後も、しごとのプロ出版の「完全リモートワーク体制」導入の実体験を発信してまいります。ぜひご期待ください。
出典元：株式会社コンカー 「“テレワークが出来ない”中小企業は大企業の２倍 企業規模での違いが明らかに」
2020年07月09日
https://www.concur.co.jp/newsroom/article/pr-telework-survey
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